Velg en side

Jeg har blitt småallergisk mot e-post, særlig internt i en bedrift. Eller det vil si: jeg er totalallergisk mot misbruk av e-post. Dette verktøyet som skulle erstatte post og telefax har i seg selv blitt et produktivitetshemmende verktøy. Det er dager der jeg setter meg klare, bestemte mål for hva jeg skal få utrettet i løpet av dagen. Istedet havner jeg ofte i en malstrøm der jeg «skal bare sjekke e-posten først». Dagen ender opp med å bearbeide og besvare e-post i fullstending reaktiv modus, styrt av hva som allerede ligger i innboksen eller strømmer inn i den underveis.

Og så kommer jeg hjem. Og hvilken følelse sitter jeg igjen med? Jo nettopp – følelsen av ikke ha gjort noen verdens ting.

post

Jeg jobbet som IT-sjef i en bedrift med 3500 ansatte. En typisk måned i 2015 ble det sendt  1 million e-poster. Internt. Den totale størrelsen på all denne dataen var 199 gigabyte. Som skal lagres på kostbare lagringssystemer. Som skal sikkerhetskopieres. Og administreres. Og når man i tillegg vet at mye av informasjonen er duplisert på lokale maskiner, og vedlegg finnes i ekstremt mange versjoner, ja, da er det ikke produktivt.

E-post har absolutt sin funksjon. Jeg tror hovedproblemet er alt e-post ikke bør brukes til. Områder der det finnes langt flere og bedre verktøy tilgjengelig som gjør jobben mye bedre og mer effektivt.

Her er 5 områder du ikke bør bruke e-post til:

Epost som oppgaveliste

En e-post må leses og prosesseres. Den trigger ofte èn eller flere aksjonspunkter. Mange lar da eposten fortsatt ligge i innboksen som en påminnelse på at noe må gjøres her. Setter et flagg på meldingen eller flytter det over i undermapper med “To Do”. Problemet er at eposten fortsatt ligger der, uprosessert. Ja, du har lest den og tenkt litt over hva du bør gjøre. Men hvor mange ganger skal du vende tilbake til den og kjøre samme tankeprosess på nytt? Prosessèr deg ferdig når du leser den første gang!

Det finnes et vell av verktøy som kan hjelpe deg å håndtere og prioritere oppgavene dine. Behandle innboks kun som en innboks.

Bruke epost internt til å dele og diskutere dokumenter og andre filer

Denne sitter langt inne, også blant de som jobber med IT og kjenner til alternativene. Og vi som jobber med intern IT kjenner til kostnadene ved å håndtere de enorme mengdene med overflødig og duplisert data dette skaper. Det bør være unødvendig. Lagre dokumentet på et fellesområde, for så å sende en link til dette i eposten din.

Epostdiskusjoner

Har du noen gang blitt innkopiert i en diskusjon som har pågått en stund via epost? For å få en oversikt over diskusjonen må du rulle helt til bunn og jobbe deg oppover en mengde med signaturer og ‘non-disclosure’ tekst (som har ingen hensikt!).

Epost har aldri egnet seg til masse-diskusjoner. Det finnes mengder av diskusjonsverktøy der ute man kan bruke istedet.

Bruke blindkopi for å dekke ryggen eller bevise noe for sjefen

Når man skriver et mottakernavn i ‘BCC’-feltet — blindkopi — så vil hovedmottakeren ikke se at jeg i tillegg har sendt det til en annen. Som leder var jeg alltid forundret over denne bruken av blindkopi i et slags ‘hviskeleken’-spill. Iblant ble det brukt som virtuell sladring. I en bedriftskultur med mye kopi og blindkopi på e-post, kommer ofte ledere på toppen av en slik næringskjede og bombarderes med unødvendig epost. For ikke snakke om hvilke holdninger en slik bruk av blindkopi vitner om.

Kopiere inn en overordnet for å sette press på mottakeren

Dette er kanskje den verste form for ‘hold sjefen orientert’ – epost. En slags gisseltaging som skal holde deg i sjakk i tilfelle du er uenig i avsenders budskap. I verste fall bør dette betraktes som en type hersketeknikk fra avsenders side.

Hvilke andre områder har du merket at det syndes med e-post bruk?